En général, le CDIVM est géré par le CDI de l'établissement, le conseiller d'orientation, l'équipe éducative en charge de la découverte professionnelle, qui met cette ressource multimédia à disposition des élèves, des étudiants, des enseignants, des stagiaires, des visiteurs de l'établissement conformément au règlement intérieur.

Dès lors que l'établissement est abonné, l'élève ou sa famille peut accéder au service depuis n'importe quel ordinateur ( en se connectant dans l'établissement, il suffit à l'élève que cliquer sur l'icône "EweryWhere" pour obtenir un mot de passe universelle "à la volée";